Digitaal onderhoud registreren als garage

Begin met het juiste onderscheid

Een garage kan servicegegevens digitaal vastleggen in eigen werkplaatssoftware. Daarnaast kan een automerk een afzonderlijk onderhoudsregister hebben. Voor de klant maakt het verschil uit waar een beurt later terug te vinden is.

Leg bij de afspraak uit of je alleen je eigen administratie bijwerkt of ook het register van de fabrikant. Gebruik een duidelijke naam voor het systeem. Zo weet de klant welk overzicht hij na de beurt kan verwachten.

Controleer je toegang per merk en voertuig

De toegang en werkwijze verschillen per fabrikant. Controleer in de officiële werkplaatsomgeving of je organisatie toegang heeft tot de betreffende registratiefunctie en of het voertuig door het systeem wordt ondersteund. ErWin van de Volkswagen Group biedt bijvoorbeeld bronnen voor digitale servicegegevens.

Gebruik de actuele handleiding van de fabrikant voor accountvoorwaarden, voertuigselectie en invoer. Deze kennisbank geeft een algemene werkwijze en vervangt die instructies niet. Doe geen toezegging over een merkregistratie voordat je weet dat je die voor de betreffende auto kunt uitvoeren.

Controleer de gegevens bij invoer

Vergelijk het chassisnummer met de voertuigdocumenten. Leg de werkelijke datum en afgelezen tellerstand vast en gebruik de categorieën en omschrijvingen die het systeem voorschrijft. Registreer uitgevoerde werkzaamheden op basis van de werkorder en andere beschikbare bewijsstukken.

Voer geen werkzaamheden in die alleen zijn gepland. Maak bij een correctie duidelijk wat er fout was en volg de procedure van het systeem. Bewaar de onderliggende administratie zodat vragen over een vermelding later gericht kunnen worden onderzocht.

Geef de klant een bruikbare bevestiging

Vertel na de beurt welk register is bijgewerkt en hoe de klant de registratie kan bekijken of opvragen. Verstrek de onderhoudsfactuur met de details van de werkzaamheden. Wanneer een overzicht beschikbaar is, kan de klant dat naast de factuur bewaren.

Is de merkregistratie niet gelukt, meld dat dan concreet. Geef aan wat wel is vastgelegd en welke vervolgstap nodig is. Een klant heeft meer aan een duidelijke status dan aan een algemene melding dat het onderhoud “digitaal” staat.

Houd toegang en bewijs overzichtelijk

Gebruik de accounts en rollen volgens de voorschriften van het betreffende systeem. Deel geen inloggegevens met klanten. Geef uitsluitend de relevante servicegegevens of documenten via de daarvoor bedoelde route en controleer welke persoonlijke gegevens in een uitdraai staan.

Met deze voorbereiding kan de klant zijn onderhoudsdocumenten beter bijhouden. Lees ook onze uitleg over wat digitale serviceregistratie inhoudt, zodat je dezelfde begrippen gebruikt in je communicatie.